Mediation bij het EUIPO

Mediation kan worden ingezet bij lopende procedures over EU merken, zoals:

• opposities
• vervalprocedures
• nietigheidsprocedures
• hoger beroep bij het EUIPO

Mediation is alleen mogelijk als beide partijen daarmee instemmen. Tijdens de mediation wordt de lopende EUIPOprocedure tijdelijk geschorst.

Partijen kunnen afspreken ook andere lopende geschillen tussen hen mee te nemen in de mediation. Bijvoorbeeld als er ook in andere regio’s of bij andere instanties procedures of conflicten lopen. Dat kan gaan over merken, handelsnamen, domeinnamen etc.

Het grote voordeel is dat alle lopende conflicten over dezelfde merken (dat zijn er soms tientallen dit de hele EU) in één keer kunnen worden geschikt.

Het traject bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

• Verzoek of voorstel tot mediation. Een of beide partijen vragen mediation aan bij het EUIPO, of het EUIPO stelt zelf mediation voor bij dossiers die geschikt worden geacht.
• Schorsing van de procedure. De lopende zaak wordt tijdelijk gepauzeerd. Eventuele procedures die niet bij het EUIPO lopen, worden op verzoek van beide partijen ook vaak opgeschort. Zo ontstaat er tijd voor overleg.
• Start van de mediation. Partijen tekenen een korte mediationovereenkomst en spreken samen met de mediator af hoe het traject wordt ingericht.
• Communicatie via de mediator. Partijen overleggen met elkaar via de mediator: er is geen direct onderling contact, tenzij anders wordt afgesproken. Door de neutrale mediator, kan escalatie worden voorkomen.
• Schriftelijk overleg. Vaak wordt het geschil eerst schriftelijk in kaart gebracht en bekeken welke oplossing partijen voor ogen hebben. Bij simpele conflicten, kunnen de afspraken vaak via email worden besproken en gemaakt.
• Overleggesprekken. Zo nodig, vinden er gezamenlijke gesprekken tussen partijen en de mediator plaats. Dat kan met beide partijen zijn, maar ook los van elkaar per partij. De nadruk ligt op een effectieve aanpak en commerciële en praktische oplossingen, en minder op de juridische argumenten.
• Afronding. Als partijen een akkoord bereiken, wordt dat vastgelegd en eindigt of wijzigt de procedure. Wordt er geen akkoord bereikt, dan loopt de procedure verder alsof er geen mediation is geweest. Informatie uit de mediation mag niet worden gebruikt in de procedure.

Mediation biedt ruimte voor maatwerk dat binnen een normale EUIPObeslissing vaak niet mogelijk is, zoals:

• afspraken over gebruik of afbakening van een merk
• aanpassing van de waren en diensten
• territoriale beperkingen
• coexistentieregelingen
• intrekking van een merkaanvraag met afspraken over kosten

EUIPO mediation brengt in principe geen extra kosten met zich mee wanneer:

• de mediation online plaatsvindt
• de mediation plaatsvindt op het EUIPOkantoor in Alicante

Er geldt een uitzondering voor mediation in Brussel. In dat geval bedraagt de totale bijdrage € 1.200, te verdelen tussen partijen. Dit bedrag ziet op reis en verblijf van de mediator.

Daarnaast moet rekening worden gehouden met:

• kosten voor juridische bijstand
• interne tijd en voorbereiding

In de praktijk is mediation meestal goedkoper en sneller dan doorprocederen.

Mediation is met name geschikt:

• als snelheid en kosten een belangrijke rol spelen
• als partijen ook na het geschil zakelijk verder moeten
• als er meerdere procedures of conflicten lopen
• als je zelf invloed wilt houden op de uitkomst

Twijfel je of mediation in jouw zaak zinvol is, dan loont het vrijwel altijd om dit serieus te overwegen. Het financiële risico is beperkt en de oplossingen zijn vaak verrassend praktisch.

Wij hebben een aantal mediation trajecten voor onze klanten gecoördineerd en zijn positief over deze manier van geschillenbeslechting. De mediators zijn ervaren, professioneel en toegankelijk en gedreven om een voor beide partijen acceptabele oplossing te vinden.

De mediation kan alleen worden ingezet als er al een procedure loopt. Vaak hebben wij daarvoor al getracht om tot een schikking te komen. Uiteraard staan wij alleen voor het belang van onze klanten, terwijl een mediator kijkt naar de belangen en wensen van beide partijen. Dat kan het verschil maken.